KI-Belegerfassung: Belege, die sich selbst verbuchen.
Rechnungen kommen per Mail, per Post, per "hier, kannst du das mal buchen?". Jeder Beleg muss geöffnet, gelesen, eingetippt werden: Lieferant, Betrag, Steuersatz, Konto. KI macht das in Sekunden – und lernt dabei, Ihre spezifischen Belege immer besser zu verstehen.
Belegerfassung ist
Sisyphusarbeit.
Jeder Beleg ist Handarbeit
Rechnung öffnen, Lieferant suchen, Betrag lesen, Steuersatz identifizieren, Konto auswählen, eintippen. Pro Beleg: 3–5 Minuten. Bei 200 Belegen pro Monat: 10–15 Stunden reine Tipparbeit.
Unterschiedliche Formate
Jeder Lieferant hat ein anderes Rechnungsformat. Manche sind klar strukturiert, manche ein Chaos. PDF, Papier, manchmal nur ein Foto. Die Daten stehen jedes Mal woanders.
Fehler kosten doppelt
Ein Zahlendreher beim Betrag, ein falsches Konto, ein übersehener Beleg – Fehler in der Buchhaltung kosten Zeit für die Korrektur und können bei Prüfungen teuer werden.
Belege stapeln sich
Freitagnachmittag: Der Stapel unverbuchter Belege wächst. Niemand hat Zeit. Der Monatsabschluss verzögert sich. Der Steuerberater wartet.
KI kann Belege schneller, genauer und konsistenter erfassen als Menschen – und dabei immer besser werden.
Wie KI-Belegerfassung
funktioniert.
Automatische Dokumentenerkennung
Ein Beleg kommt rein (per Mail, Scan, Upload, Foto). Die KI erkennt: Was ist das? Rechnung, Gutschrift, Quittung, Bewirtungsbeleg? Von welchem Lieferanten? Welches Datum?
Keine manuelle Sortierung. Jeder Beleg wird sofort richtig kategorisiert.
Intelligente Datenextraktion
Die KI liest den Beleg und extrahiert alle relevanten Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Brutto, Steuersatz, IBAN, Positionen. Auch bei unterschiedlichen Layouts.
Kein Abtippen mehr. Die Daten sind sofort digital und strukturiert.
Automatische Kontenzuordnung
Basierend auf Lieferant, Betrag und Kontext schlägt die KI das passende Buchungskonto vor. "Telekom → Telekommunikation", "Staples → Bürobedarf". Sie lernt aus Ihren Korrekturen.
90%+ der Buchungen sind sofort richtig. Der Rest wird zur Prüfung markiert.
Übergabe an Buchhaltungssystem
Die erfassten Daten werden automatisch an DATEV, Lexware & Co. übergeben – als Buchungsvorschlag oder direkt als Buchung. Der Beleg wird archiviert und verknüpft.
Nahtloser Fluss vom Beleg zur Buchhaltung. Kein Systembruch, keine doppelte Erfassung.
KI-Belegerfassung
in der Praxis.
Mittelständisches Unternehmen
Ein Produktionsunternehmen bekommt 300 Eingangsrechnungen pro Monat. Eine Vollzeitkraft verbringt 50% ihrer Zeit mit Belegerfassung. Fehlerquote: 5%.
KI-Belegerfassung: Rechnungen werden per Mail-Weiterleitung oder Scan erfasst → KI extrahiert Daten → Buchungsvorschlag in DATEV → Mitarbeiterin prüft nur noch Ausnahmen.
Steuerberater
Eine Steuerkanzlei verarbeitet Belege von 150 Mandanten. Die Qualität variiert stark: Manche schicken saubere PDFs, manche Schuhkartons mit Zetteln.
Mandanten-Portal mit KI: Belege hochladen (auch Fotos) → KI erkennt und extrahiert → Buchungsvorschläge pro Mandant → Kanzlei prüft und korrigiert → DATEV-Export.
Bauunternehmen
Ein Bauunternehmen hat 50 Bauleiter, die Belege vor Ort sammeln: Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen. Alles landet irgendwann in der Buchhaltung – oft unleserlich, oft zu spät.
Mobile Erfassung: Bauleiter fotografiert Beleg mit App → KI extrahiert Daten → Zuordnung zum Projekt → automatisch in der Buchhaltung.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
KI-Belegerfassung
- DATEV Unternehmen online
- GetMyInvoices
- Candis
- finway
- Klippa
- Rossum
Buchhaltung
- DATEV
- Lexware
- Agenda
- Addison
- sevDesk
- Sage
DMS/Archivierung
- DocuWare
- d.velop
- ELO
- SharePoint
In zwei Schritten
zur KI-Belegerfassung.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur KI-Belegerfassung
"Wie genau ist die Erkennung?"
Bei guter Qualität (klare PDFs): 95%+ Genauigkeit. Bei Fotos oder handschriftlichen Belegen: 85–90%. Das System lernt mit der Zeit und wird immer besser.
"Was ist mit Belegen in anderen Sprachen?"
Deutsch und Englisch sind Standard. Weitere Sprachen (Französisch, Spanisch etc.) sind möglich – wir konfigurieren das entsprechend.
"Müssen unsere Lieferanten etwas ändern?"
Nein. Die KI arbeitet mit den Belegen, wie sie kommen. Unterschiedliche Layouts sind kein Problem – im Gegenteil, dafür ist KI gemacht.
"Wie funktioniert die DATEV-Anbindung?"
Wir nutzen DATEV Unternehmen online oder Schnittstellen-Tools. Buchungsvorschläge werden übergeben, Sie prüfen und buchen. Oder direkt als Buchungsstapel.
"Was kostet das für 500 Belege pro Monat?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Bei sehr hohem Volumen: individuelle Kalkulation.
Bereit für Belege,
die sich selbst verbuchen?
In 20 Minuten finden wir heraus, wie viel Zeit KI-Belegerfassung bei Ihnen spart. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.