E-Rechnung automatisieren: Die Pflicht wird zur Chance.
Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027/2028 wird auch das Senden zur Pflicht. Wer jetzt automatisiert, erfüllt nicht nur die Vorschriften – sondern spart Zeit und Geld. Strukturierte Daten statt PDF-Chaos.
E-Rechnung ist Pflicht
– und viele sind nicht bereit.
Die Fristen kommen schneller als gedacht
Ab 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027: Pflicht zum Senden für größere Unternehmen. Ab 2028: Pflicht zum Senden für alle. Wer nicht vorbereitet ist, kann keine Rechnungen mehr annehmen – oder senden.
PDF ist keine E-Rechnung
Eine PDF per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. E-Rechnung bedeutet: strukturierte Daten (XRechnung, ZUGFeRD), maschinenlesbar, automatisch verarbeitbar. Das erfordert technische Anpassung.
Bestehende Systeme können das nicht
Viele Buchhaltungssysteme – vor allem ältere Versionen – können E-Rechnungen nicht erstellen oder verarbeiten. Manuelles Konvertieren? Umständlich und fehleranfällig.
Doppelte Arbeit droht
Ohne Automatisierung: E-Rechnung empfangen, manuell prüfen, Daten abtippen, in Buchhaltung übertragen. Der ganze Vorteil der strukturierten Daten geht verloren.
E-Rechnung ist nicht nur Vorschrift – sie ist die Chance, Belegprozesse endlich vollständig zu digitalisieren.
Wie E-Rechnungs-Automatisierung
funktioniert.
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) kommen rein – per Mail, Portal oder Schnittstelle. Das System liest die strukturierten Daten automatisch aus: Lieferant, Betrag, Positionen, Steuersatz. Kein Abtippen, keine OCR nötig.
Strukturierte Daten = 100% Genauigkeit. Keine Interpretationsfehler wie bei PDFs.
Automatische Validierung
Jede E-Rechnung wird geprüft: Sind alle Pflichtfelder vorhanden? Stimmt die Prüfsumme? Passt der Steuersatz? Fehlerhafte Rechnungen werden markiert – bevor sie verbucht werden.
Compliance von Anfang an. Keine nachträglichen Korrekturen.
E-Rechnungen erstellen und versenden
Aus Ihren Rechnungsdaten wird automatisch eine E-Rechnung generiert – im richtigen Format (XRechnung für B2G, ZUGFeRD für B2B). Versand per Mail oder über vorgeschriebene Portale (z.B. Peppol, ZRE).
Sie sind nicht nur Empfänger, sondern auch rechtskonformer Sender – automatisch.
Integration in bestehende Buchhaltung
E-Rechnungen werden nahtlos in DATEV, Lexware & Co. übernommen – als strukturierter Buchungssatz, nicht als PDF-Anhang. Die Rechnung ist sofort verbucht, nicht nur archiviert.
Der volle Vorteil der E-Rechnung: Automatisierung von Empfang bis Buchung.
E-Rechnung automatisieren
in der Praxis.
Zulieferer für öffentliche Auftraggeber
Ein Unternehmen liefert an Kommunen und Bundesbehörden. Diese fordern XRechnung – sonst keine Zahlung. Bisher: manuelles Erstellen über Online-Portal. Aufwändig und fehleranfällig.
Automatische XRechnung-Generierung: Rechnung wird im ERP erstellt → System generiert XRechnung → automatischer Upload auf ZRE/OZG-Portal → Bestätigung und Archivierung.
Mittelständisches Unternehmen
Ein Maschinenbauer schickt 200 Rechnungen pro Monat an Geschäftskunden. Ab 2027/2028 müssen diese als E-Rechnung gehen. Das aktuelle System kann das nicht.
E-Rechnungs-Modul: Bestehender Rechnungsprozess bleibt → zusätzlich wird ZUGFeRD-Version generiert (PDF mit eingebetteten XML-Daten) → Kunde kann beides nutzen: visuelles PDF und maschinenlesbare Daten.
Handelsunternehmen
Ein Großhändler empfängt 500 Rechnungen pro Monat – bisher als PDF. Ab 2025 kommen diese als E-Rechnung. Wie verarbeiten?
Automatischer E-Rechnungseingang: Rechnungen kommen per Mail → System erkennt E-Rechnung → Daten werden extrahiert → Buchungsvorschlag in ERP → Zahlung wird vorbereitet.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
E-Rechnungsformate
- XRechnung
- ZUGFeRD 2.0
- Factur-X
- Peppol BIS
Portale
- ZRE (Zentraler Rechnungseingang)
- OZG-Portale
- Peppol-Netzwerk
Buchhaltung/ERP
- DATEV
- Lexware
- SAP
- Sage
- Microsoft Dynamics
- sevDesk
Tools
- SEEBURGER
- crossinx
- Basware
- FeRD
In zwei Schritten
zur E-Rechnungs-Automatisierung.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur E-Rechnung
"Was genau ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?"
XRechnung: Reines XML-Format, für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben. ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten XML-Daten – beides in einem. Für B2B meist ZUGFeRD empfohlen.
"Müssen wir ab 2025 sofort E-Rechnungen senden?"
Nein, ab 2025 ist nur der Empfang Pflicht. Senden wird erst ab 2027/2028 verpflichtend (mit Übergangsfristen). Aber: Wer früh sendet, hat Vorteile bei der Verarbeitung.
"Was ist mit Kleinunternehmerregelung?"
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Senden ist zunächst freiwillig, wird aber kommen.
"Kann unser altes Buchhaltungssystem das?"
Oft nicht nativ. Deshalb bauen wir Brücken: Ihr System bleibt, wir ergänzen E-Rechnungsfähigkeit durch Zusatztools oder Middleware.
"Was kostet die Umstellung für ein typisches Unternehmen?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur) (je nach Komplexität), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
Bereit für E-Rechnung
– bevor es Pflicht wird?
In 20 Minuten finden wir heraus, wie weit Sie sind und was Sie noch brauchen. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.