Zahlungsabgleich automatisieren: Zahlung rein, Rechnung erledigt.
Kontoauszug durchgehen, Zahlungseingang suchen, Rechnung zuordnen, als bezahlt markieren. Bei 100 Zahlungen pro Monat: stundenlange Detektivarbeit. Automatisierter Zahlungsabgleich macht das in Sekunden – und findet auch die Zahlungen mit kryptischem Verwendungszweck.
Zahlungsabgleich ist mühsam
– und trotzdem fehleranfällig.
Manuelle Zuordnung kostet Zeit
Für jede Zahlung: Kontoauszug öffnen, Betrag suchen, Verwendungszweck lesen, passende Rechnung finden, als bezahlt markieren. Pro Zahlung: 2–5 Minuten. Bei 200 Zahlungen: 7–15 Stunden pro Monat.
Verwendungszwecke sind kryptisch
"Rechnung vom 15." – welche Rechnung? "Bestellung 47382" – welche Rechnungsnummer? Manche Kunden schreiben gar nichts. Die Zuordnung wird zum Ratespiel.
Teilzahlungen und Überzahlungen
Rechnung über 1.000 €, Zahlung über 950 €. Was nun? Oder: Zahlung über 2.000 € – für welche Rechnungen? Manuelle Klärung, manuelle Buchung, manueller Aufwand.
Offene Posten stimmen nicht
Weil der Abgleich aufgeschoben wird, stimmen die offenen Posten nicht. Der Vertrieb mahnt Kunden, die längst gezahlt haben. Peinlich und vermeidbar.
Automatischer Zahlungsabgleich schafft Echtzeit-Überblick über Ihre Forderungen – ohne Rätselraten.
Wie automatisierter Zahlungsabgleich
funktioniert.
Bankanbindung und Transaktionsimport
Ihr Bankkonto wird angebunden (FinTS, PSD2, oder manueller Import). Transaktionen werden automatisch abgerufen – täglich oder in Echtzeit.
Keine manuelle Kontoauszugs-Pflege. Die Daten sind immer aktuell.
Intelligentes Matching
Das System vergleicht jede Zahlung mit offenen Rechnungen: Betrag, Verwendungszweck, Kundennummer, Rechnungsnummer. Auch bei unpräzisen Angaben findet es die richtige Rechnung (Fuzzy Matching).
95%+ der Zahlungen werden automatisch zugeordnet. Nur Ausnahmen brauchen menschliche Prüfung.
Automatische Verbuchung
Match gefunden? Zahlung wird automatisch verbucht, Rechnung als "bezahlt" markiert, offene Posten aktualisiert. Bei Teilzahlungen: Restbetrag bleibt offen, wird entsprechend markiert.
Echtzeit-Überblick über offene Forderungen. Keine veralteten Listen mehr.
Klärungsfälle und Ausnahmen
Kein Match gefunden? Überzahlung? Unklarer Verwendungszweck? Das System markiert den Fall zur manuellen Klärung – mit allen relevanten Infos auf einen Blick.
Ausnahmen werden nicht übersehen, aber auch nicht automatisch falsch verbucht.
Zahlungsabgleich automatisieren
in der Praxis.
Großhändler
Ein Großhändler hat 300 Geschäftskunden mit unterschiedlichen Zahlungsgewohnheiten. 500 Zahlungen pro Monat, viele ohne klaren Verwendungszweck. Der Abgleich dauert 20 Stunden pro Monat.
Automatischer Zahlungsabgleich: Bankanbindung → Matching gegen offene Posten (Kundennummer, Betrag, Skonto-Berechnung) → automatische Verbuchung → Klärungsliste für Ausnahmen.
E-Commerce
Ein Online-Shop hat Zahlungen über PayPal, Kreditkarte, Klarna, Lastschrift und Überweisung. Jede Quelle hat ein anderes Format. Der Abgleich ist kompliziert.
Multi-Channel-Abgleich: Alle Zahlungsquellen werden zusammengeführt (Stripe, PayPal, Bankkonto) → automatischer Abgleich mit Bestellungen → Verbuchung in Buchhaltung.
Handwerksbetrieb
Ein SHK-Betrieb bekommt Überweisungen von Privatkunden. Verwendungszwecke: "Heizung", "Rechnung Müller", "danke!". Zuordnung ist Rätselraten.
Intelligentes Matching: System lernt Kundennamen aus CRM, gleicht Beträge mit offenen Rechnungen ab, erkennt Muster. Bei Unsicherheit: Vorschlag zur Bestätigung.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
Banking
- FinTS
- PSD2-Schnittstellen
- Sparkasse
- Volksbank
- Commerzbank
- Deutsche Bank
- alle deutschen Banken
Buchhaltung/ERP
- DATEV
- Lexware
- sevDesk
- SAP
- Sage
- orgaMAX
Payment Provider
- Stripe
- PayPal
- Mollie
- GoCardless
- Klarna
In zwei Schritten
zum automatischen Zahlungsabgleich.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zum Zahlungsabgleich
"Ist die Bankanbindung sicher?"
Ja. Wir nutzen offizielle Schnittstellen (FinTS, PSD2) mit Bankenlevel-Sicherheit. Keine Zugangsdaten werden bei uns gespeichert.
"Was ist mit SEPA-Lastschriften?"
Lastschriften können ebenfalls automatisch abgeglichen werden – inklusive Rücklastschriften und deren Handling.
"Funktioniert das auch bei Skonto?"
Ja. Das System kann Skonto-Berechnung berücksichtigen: Rechnung 1.000 €, Zahlung 970 € innerhalb Skontofrist → automatisch als vollständig bezahlt markiert.
"Was ist mit Sammelüberweisungen?"
Herausfordernd, aber lösbar. Wir bauen Logik für die Aufteilung auf Einzelrechnungen – basierend auf Beträgen oder expliziten Angaben.
"Was kostet das für ein Unternehmen mit 3 Bankkonten?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Die Anzahl der Konten beeinflusst den Preis nur leicht.
Bereit für Zahlungen,
die sich selbst zuordnen?
In 20 Minuten finden wir heraus, wie viel Zeit automatischer Zahlungsabgleich bei Ihnen spart. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.